業務棚卸の本当の意味 ― 医療DXの起点はここにある
はじめに
「業務棚卸をやりましょう」
医療DXや業務改善の場面で、よく聞く言葉です。
しかし、この言葉に対して現場が前向きになることは、あまり多くありません。
作業を書き出すだけで終わった
表を作ったが、使われなかった
結局、何が変わったのか分からない
こうした経験から、業務棚卸＝大変なだけで意味がないもの
という印象を持っている方も多いのではないでしょうか。
ですが、本来の業務棚卸は、DXや改善の“前段階”ではありません。
DXそのものの起点です。
業務棚卸が形骸化する理由
業務棚卸がうまく機能しない最大の理由は、目的がズレていることにあります。
多くの場合、業務棚卸は
作業を洗い出すこと
業務量を把握すること
で終わってしまいます。
これでは、「現場がどこで迷っているのか」「なぜ確認が発生しているのか」は見えてきません。 業務棚卸の本質は、作業の量ではなく、構造を明らかにすることにあります。
業務棚卸とは「構造を言語化する作業」
RE:MEDで捉える業務棚卸は、単なる作業リスト作りではありません。 業務棚卸とは、業務がどんな順番で流れ、どこで止まり、誰が判断しているかを言語化する作業です。
つまり、
作業
情報
判断
この3つの関係を整理することが、本来の業務棚卸です。
なぜ業務棚卸がDXの起点になるのか
DXがうまくいかない医療機関では、共通して次のような状態があります。
業務がブラックボックス化している
「なぜそうしているのか」が分からない
人に聞かないと進まない
この状態でツールを入れても、現場は混乱するだけです。
業務棚卸を行うことで、初めて次の問いに答えられるようになります。
どの業務が本当に必要か
どこが属人化しているか
どこを仕組みに任せられるか
ここが見えない限り、DXは“置き換え作業”で終わってしまいます。
業務棚卸で必ず見るべき3つの視点
① 情報はどこから来て、どこへ行くか
業務の多くは、情報の受け渡しで成り立っています。
電話
紙
Web
口頭
これらの情報が、どこで受け取られ、どこに集まり、どこで使われているか。
ここを整理することが第一歩です。
② 判断はどこで発生しているか
業務が止まるポイントには、必ず判断があります。
初診か再診か
例外対応するか
誰に回すか
判断が集中している場所は、現場の負担が集中している場所でもあります。
③ 人に依存している業務はどこか
業務棚卸で必ず浮かび上がるのが、 「あの人しか分からない業務」です。 これは能力の問題ではなく、構造の問題です。
業務棚卸は、人を責めるためのものではありません。 仕組みに置き換えるための材料集めです。
業務棚卸をやると現場で起きる変化
正しい業務棚卸を行うと、すぐに次の変化が起こります。
「なぜやっているか分からない業務」に気づく
改善の優先順位が見える
DXの順番を間違えなくなる
現場の納得感が高まる
業務棚卸は、改善のための“準備作業”ではなく、改善そのものなのです。
業務棚卸は完璧を目指さなくていい
業務棚卸というと、「全部やらなければならない」と思われがちです。 しかし、最初から完璧である必要はありません。
問い合わせ対応
予約対応
初診対応
など、一部の業務から始めるだけでも十分です。
まとめ
業務棚卸の本当の意味は、業務を把握することではありません。 医療機関の構造を言葉にすることです。
ツールを選ぶ前に、人を増やす前に、まずは業務棚卸から始めてみてください。
RE:MEDでは、現場と経営の両面を理解したメンバーが、
医療機関ごとの業務構造を整理し、DXや改善につながる棚卸を支援しています。
医療を、仕組みで整える。
その起点を、私たち RE:MEDメンバー がご一緒します。
読み終えた今、整理しておきたい方へ
本記事の内容について、
「自院の場合はどう整理すればいいのか」
「今の判断が合っているのかを一度確認したい」
と感じた方へ。
状況整理を目的とした30分の無料相談（オンライン）を行っています。
答えを出す場ではなく、考えを言語化するための壁打ちの時間です。
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執筆者情報
川越 雄太（かわごえ ゆうた）
医療経営コンサルタント／株式会社REFOLMO 代表取締役／RE:MED代表
クリニックの経営側・現場・事業会社・コンサルという複数の立場を行き来しながら、
医療がうまく回らなくなる構造を現場で見続けてきた。
自費・オンライン診療クリニックでは事務長／COOとして経営に参画し、
売上設計、業務フロー構築、DX導入、採用・育成までを横断して担当。
現在は、医療を構造から捉え直すためのメディア／実践の枠組みとして「RE:MED」を運営し、
発信とあわせて、医療機関へのハンズオン型コンサルティングを行っている。
